Personvern

Vi er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Erklæringen beskriver også  hvilke rettigheter du som registrert har etter EUs personvernforordning 2016/679 (“GDPR”) og den norske personvernlovgivningen (sammen "Personvernlovgivningen").

Vi leverer primært forretningsjuridiske tjenester, og håndterer i hovedsak opplysninger om virksomheter, ikke personer. Likevel er det nødvendig for oss å behandle personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Når vi kontaktes av en kunde med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Dette er nødvendig for å etterleve Regler for god advokatskikk, og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) og artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining: vår interesse i å opptre etisk korrekt). Konfliktavklaring på vegne av virksomhetskunder (juridiske personer) vil normalt ikke innebære behandling av personopplysninger. Hvis kunde eller motpart er fysiske personer, vil konfliktavklaring omfatte fullt navn og hva saken gjelder.

Vi foretar kundekontroll når hvitvaskingsloven krever dette. Vi foretar da oppslag i databaser og offentlige registre, og innhenter legitimasjon fra kunden eller kontaktperson hos kunden, som regel ved bruk av BankID eller annen gyldig elektronisk ID. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c. 

Hvis vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon. For virksomhetskunder registrerer vi kontaktpersoners navn, telefonnummer og epostadresse. Denne registreringen er nødvendig for at vi skal kunne levere juridiske tjenester på en hensiktsmessig måte og bygger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. For eventuelle privatkunder registrerer vi navn, telefonnummer, fødselsnummer og adresse. Registreringen er nødvendig for å kunne inngå avtale med kunden, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Advokatoppdrag kan innebære at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter kunden oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder skjer med grunnlag i vår berettigede interesse i å levere juridiske tjenester, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Ved oppdrag for privatkunder har behandlingen grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (avtale). I noen saker kan vi få tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav).

For å bedre og videreutvikle våre tjenester, kan vi utarbeide maler basert på tidligere råd vi har gitt. Ved utarbeidelse av maler vil vi fjerne personopplysninger ved anonymisering eller pseudonymisering. Som kunnskapsbedrift vil vi også se hen til tidligere saker når vi gir råd. Eventuell behandling av personopplysninger i denne forbindelse skjer med grunnlag i vår berettigede interesse i å nyttiggjøre opparbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. Kontaktopplysninger som er mottatt fra kunder benyttes for fakturering. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med kundeadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Vi oppbevarer saksdokumenter etter at oppdraget er avsluttet, normalt i ti år. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til kunden og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Vi sender ut nyhetsbrev og arrangementsinvitasjoner til kontaktpersoner hos eksisterende kunder og til andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. For utsendelse til eksisterende kunder er behandlingsgrunnlaget vår legitime interesse i å følge opp kunder med juridiske nyheter og relevant informasjon om våre tjenester, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og markedsføringsloven § 15 (3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra mottakeren, jf. markedsføringsloven § 15 (1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a. Alle mottakere kan enkelt melde seg av ved å sende oss en epost eller ved å benytte lenken som er inkludert i hver epost.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics, som gjør bruk av informasjonskapsler (“cookies”) på nettsiden enkommafem.no. Informasjonskapsler er tekstfiler som lagres i din nettleser når du besøker en nettside. Dette betyr at din IP-adresse blir registrert når du besøker nettsiden vår, for å gi oss informasjon om trafikken på sidene og bruksmønstre. Vi vil ikke bruke denne informasjonen til å identifisere deg. Din IP-adresse blir anonymisert før informasjon lagres og er bare tilgjengelig for oss i anonymisert form. Informasjonen brukes for statistiske formål, blant annet for utvikling og forbedring av nettsiden. 

Data innsamlet gjennom Google Analytics lagres på Googles servere i USA, og behandles i samsvar med Googles personvernpolicy. Grunnlaget for å behandle opplysninger ved å registrere en IP-adresse før den anonymiseres er vår berettigede interesse i å sørge for at nettsiden fungerer optimalt.

Bruk av informasjonskapsler krever ditt samtykke. Nettleserinnstillinger som tillater informasjonskapsler anses som samtykke. Du kan endre dine nettleserinnstillinger når som helst hvis du ikke ønsker å akseptere en informasjonskapsel. For mer informasjon om informasjonskapsler og hvordan du kan endre nettleserinnstillingene dine, se https://nettvett.no/informasjonskapsler/.

Advokater har en streng lovpålagt taushetsplikt. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag, behandles konfidensielt. Alle som jobber i 1,5 Advokatfirma AS, er underlagt taushetsplikt. 

Det kan likevel være nødvendig at vi deler opplysninger med disse aktørene:

Vi deler kontakt- og saksopplysninger med involverte parter i forbindelse med rettstvister og andre rettslige saksforhold hvis det er nødvendig for saken. Vi deler ikke personopplysninger hvis det vil være i strid med taushetsplikten.

Vi bruker leverandører for IT-systemer og andre administrative tjenester som behandler personopplysninger på vegne av oss. Vi inngår alltid databehandleravtaler med leverandører for å sikre at vi følger loven når vi deler personopplysninger, for eksempel at opplysningene lagres på en sikker måte, at de lagres i Europa og at de ikke brukes til andre formål.

Vår deling av personopplysninger med databehandlere kan unntaksvis innebære overføring ut av EØS. Vi sørger i så fall for tiltak for å beskytte personopplysningene, som å inngå avtale basert på EUs standardklausuler med mottakeren. Du kan lese mer om EUs standardklausuler her.

Vi deler ikke personopplysninger med andre enn aktørene ovenfor med mindre vi er lovpålagt å dele disse opplysningene.

Kunder kan være behandlingsansvarlig for behandlingen som kunden utfører på eget grunnlag.

Når det ikke er nødvendig å behandle personopplysninger for formålet de ble samlet inn for, vil vi slette eller anonymisere personopplysningene.

Vi sletter eller anonymiserer personopplysninger i samsvar med følgende rutiner:

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Hvis du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev eller invitasjoner fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Hvis du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette hvis det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Du har rett til å protestere mot at vi behandler dine personopplysninger.

Du kan be oss om å begrense behandlingen av dine personopplysninger.

Du har som utgangspunkt rett til å be om få overført personopplysninger om deg i et alminnelig, maskinlesbart format. Fordi dette kun gjelder personopplysninger du har oppgitt til oss, og der vi behandler disse med grunnlag i ditt samtykke eller avtale vi har med deg, er det lite sannsynlig at denne retten er relevant overfor oss.

Hvis du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. 

Tilgang til personopplysninger (og kunde-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

Hvis du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss på post@enkommafem.no eller +47 480 12 118.