Personvern

Denne personvernerklæringen gjelder for 1,5 Advokatfirma AS (“vi” eller “oss”). Vi tar personvern på alvor og behandler personopplysninger på en sikker og lovlig måte.

Vi er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Erklæringen beskriver også  hvilke rettigheter du som registrert har etter EUs personvernforordning 2016/679 (“GDPR”) og den norske personvernlovgivningen (sammen "Personvernlovgivningen").

Hvem vi behandler personopplysninger om

Vi leverer primært forretningsjuridiske tjenester, og håndterer i hovedsak opplysninger om virksomheter, ikke personer. Likevel er det nødvendig for oss å behandle personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  • Kontaktpersoner hos virksomhetskunder

  • Privatkunder

  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere

  • Personer som er involvert i eller omtalt i sakene vi håndterer

Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av kundeforhold

Når vi kontaktes av en kunde med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Dette er nødvendig for å etterleve Regler for god advokatskikk, og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) og artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining: vår interesse i å opptre etisk korrekt). Konfliktavklaring på vegne av virksomhetskunder (juridiske personer) vil normalt ikke innebære behandling av personopplysninger. Hvis kunde eller motpart er fysiske personer, vil konfliktavklaring omfatte fullt navn og hva saken gjelder.

Vi foretar kundekontroll når hvitvaskingsloven krever dette. Vi foretar da oppslag i databaser og offentlige registre, og innhenter legitimasjon fra kunden eller kontaktperson hos kunden, som regel ved bruk av BankID eller annen gyldig elektronisk ID. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c. 

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon. For virksomhetskunder registrerer vi kontaktpersoners navn, telefonnummer og epostadresse. Denne  registreringen er nødvendig for at vi skal kunne levere juridiske tjenester på en hensiktsmessig måte og bygger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. For eventuelle privatkunder registrerer vi navn, telefonnummer, fødselsnummer og adresse. Registreringen er nødvendig for å kunne inngå avtale med kunden, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Sakshåndtering

Advokatoppdrag kan innebære at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter kunden oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder skjer med grunnlag i vår berettigede interesse i å levere juridiske tjenester, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Ved oppdrag for privatkunder har behandlingen grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (avtale). I noen saker kan vi få  tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav).

Kunnskapsforvaltning

For å bedre og videreutvikle våre tjenester, kan vi utarbeide maler basert på tidligere råd vi har gitt. Ved utarbeidelse av maler vil vi fjerne personopplysninger ved anonymisering eller pseudonymisering. Som kunnskapsbedrift vil vi også se hen til tidligere saker når vi gir råd. Eventuell behandling av personopplysninger i denne forbindelse skjer med grunnlag i vår berettigede interesse i å nyttiggjøre opparbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Fakturering

Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. Kontaktopplysninger som er mottatt fra kunder benyttes for fakturering. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med kundeadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter

Vi oppbevarer saksdokumenter etter at oppdraget er avsluttet, normalt i ti år. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til kunden og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).

IT-drift og sikkerhet

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring

Vi sender ut nyhetsbrev og arrangementsinvitasjoner til kontaktpersoner hos eksisterende kunder og til andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. For utsendelse til eksisterende kunder er behandlingsgrunnlaget vår legitime interesse i å følge opp kunder med juridiske nyheter og relevant informasjon om våre tjenester, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og markedsføringsloven § 15 (3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra mottakeren, jf. markedsføringsloven § 15 (1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a. Alle mottakere kan enkelt melde seg av ved å sende oss en epost eller ved å benytte lenken som er inkludert i hver epost.

Hvem vi deler personopplysninger med

Advokater har en streng lovpålagt taushetsplikt. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag, behandles konfidensielt. Alle som jobber i 1,5 Advokatfirma AS, er underlagt taushetsplikt. 

Det kan likevel være nødvendig at vi deler opplysninger med disse aktørene:

Motparter, domstoler og tilsynsorganer

Vi deler kontakt- og saksopplysninger med involverte parter i forbindelse med rettstvister og andre rettslige saksforhold hvis det er nødvendig for saken. Vi deler ikke personopplysninger hvis det vil være i strid med taushetsplikten.

Våre leverandører (IT-tjenester, administrative tjenester osv.)

Vi bruker leverandører for IT-systemer og andre administrative tjenester som behandler personopplysninger på vegne av oss. Vi inngår alltid databehandleravtaler med leverandører for å sikre at vi følger loven når vi deler personopplysninger, for eksempel at opplysningene lagres på en sikker måte, og at de ikke brukes til andre formål.

Andre aktører

Vi deler ikke personopplysninger med andre enn aktørene ovenfor med mindre vi er lovpålagt til å dele disse opplysningene.

Kunder kan være behandlingsansvarlig for behandlingen som kunden utfører på eget grunnlag.

Lagring av personopplysninger

Når det ikke er nødvendig å behandle personopplysninger for formålet de ble samlet inn for, vil vi slette eller anonymisere personopplysningene.

Vi sletter eller anonymiserer personopplysninger i samsvar med følgende rutiner:

  • Vi lagrer faktureringsinformasjon og personopplysninger relatert til klientkontroll i henhold til det som følger av lovpålagte krav i bokførings- og hvitvaskingslovgivningen.

  • Vi lagrer normalt alle filer og dokumenter i forbindelse med en sak, for eksempel saksopplysninger, arkiv, filer, dokumentasjon og kontaktinformasjon, i ti år.

Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake

Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev eller invitasjoner fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting

Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Protestere

Du har rett til å protestere mot at vi behandler dine personopplysninger.

Begrensning

Du kan be oss om å begrense behandlingen av dine personopplysninger.

Dataportabilitet

Du har som utgangspunkt rett til å be om få overført personopplysninger om deg i et alminnelig, maskinlesbart format. Fordi dette kun gjelder personopplysninger du har oppgitt til oss, og der vi behandler disse med grunnlag i ditt samtykke eller avtale vi har med deg, er det lite sannsynlig at denne retten er relevant overfor oss.

Klage til tilsynsmyndigheten

Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. 

Tilgang til personopplysninger (og kunde-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss på post@enkommafem.no eller +47 480 12 118.